komunikasi melalui surat dan penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif

Etika Berkomunikasi Dengan Surat

Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal maupun nonverbal

Sejarah komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya.

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan. .

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Komponen komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan.
• Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Perlunya Etika Komunikasi

Etika adalah pedoman atau aturan moral untuk situasi-situasi dimana media memiliki efek negatif dan hukum tidak bisa menjaga tingkah laku. Kode etik kebanyakan diciptakan oleh organisasi profesional. Etika adalah peraturan moral yang menuntun tingkah laku seseorang. Para pendidik yang memainkan peran yang penting dalam menerapkan etika. Etika merupakan komponen yang penting dalam pendidikan jurnalisme. Di dalam jurnalisme terdapat beberapa etika yang harus dipatuhi yaitu akurasi, keadilan, kerahasiaan, privasi. Saat ini informasi yang disajikan oleh media telah berubah menjadi komoditi dan mimetisme. Berkat media,budaya baru telah terbentuk dan masyarakat telah berubah karenanya. Mengatasi keseimbangan antara tugas membimbing masyarakat lewat program-program yang disuguhkan kepada masyarakat dan pemenuhan tugas sebagai alat produksi ekonomi. Media pun membangun image sebagai kebutuhan masyarakat dan juga pencapai kebutuhan ekonomi baginya. Yang menjadi masalah yaitu sikap dari masyarakat yang tidak menunjukkan adanya perlawanan atas bentuk program yang ditawarkan oleh media sehingga media perlu membawa etika dan menerapkan dampak di dalam masyarakat yang harus dilindungi dan mengurangi adanya penyalahgunaan dari dampak negatif media itu sendiri.

Dimensi Etika Komunikasi

Tujuan

a.    nilai-nilai yang ada dalam Demokrasi

b.     hak manusia untuk berekspresi

c.    hak yang dimiliki publik akan informasi yang benar

Aksi

a.    tatanan aturan Hukum dan institusi

b.    hubungan - hubungan kekuasaan

c.    mempunyai peran asosiasi, lembaga konsumen, komisi pengawas

Sarana

a.    kesadaran akan moral atau nurani aktor komunikasi

b.    ilmu deontologi jurnalisme

Media sebagai Sarana Publik

Fungsi media dapat digunakan sebagai sarana kritik terhadap kekuasaan dan kontrol masyarakat. Selain itu media juga berfungsi sebagai ruang publik atau ruang antara publik. Namun prinsip berita buruk merupakan berita baik mendorong media untuk membuat pemberitaan terkait skandal maupun keburukan pemerintah. Hal ini menyebabkan pemerintah menjadi apriori terhadap pers. Pemerintah tidak bisa melihat sisi positif dari kebebasan pers. Padahal pemberitaan yang dilakukan pers dapat memberikan fungsi audit yang gratis untuk kinerja pemerintah. Pers berperan dalam mengangkat aspirasi publik, kelompok-kelompok pinggiran maupun kaum lemah. Kemudian mendiskusikan urusan-urusan publik, memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk berdialog dan bernegosiasi dengan pemegang kekuasaan atau perumus kebijakan serta sebagi media pertukaran gagasan, menyerap aspirasi-aspirasi politik.

Direct Request

A.Pengorganisasian Direct Request

            Direct request atau permintaan lansung sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa secara lansung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam kontek yang lebih luas. Direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasipenting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.

            Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung ( direct approach ). Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang di inginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti dengan penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request.

B.Permintaan Informasi Rutin

            Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk kesan positif bagi suatu organisasi perusahaan, permintaan dapat berasal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis.

1.Permintaan didalam organisasi

Meskipun permintaan dapat dilakukan secara lisan, permintaanpun juga dapat dibuat dalam bentuk tertulis karena dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

2.Permintaan keluar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis pasti perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk memperoleh berbagai informasi.

            Istilah surat pengaduan dan surat penyesuaian yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Konsumen yang puas akan memberikan dampak positif bagi organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas terhadap suatu produk atau jasa dari suatu organisasi pada akhirnya akan membentuk opini yang kurang baik terhadap organisasi.

Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikanbeberapa hal ini :

1.Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
2.Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian

3.Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

4.Permintaan tindakan khusus

            Untuk mempermudah tugas, sebaiknya memulai dengan permintaan (request) apa yang dikehendaki secaara benar dan tepat. Suatu surat direct request dapat ditutup dengan ucapan terima kasih, suatu tindakan khusus dan indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman.

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF KOMUNIKASI BISNIS

Menulis pesan-pesan bisnis baik berupa surat-surat, laporan, dan proposal untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Penulisan surat bisnis dapat memberikan suatu kesan postif atau citra yang baik bagi organisasi perusahaan

Tujuan pembelajaran :

1.Dapat menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan-pesan rutin.

2.Dapat menjelaskan dan melaksanakan bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif.

3.Menjelaskan cara penulisan good news dan good will

4.Bagaimana menbuat surat konfirmasi suatu pesanan

5.Bagaimana menjawab surat permintaan informasi.

6.Menjelaskan persetujuan kredit.

7.Menjelaskan bagaimana memberikan referensi kredit.

8.Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi.

A.Strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif.

            Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah, pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan atau dijawab secepatnya.

Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan goodnews dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hamper sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif

Pengorganisasian pesan-pesan rutin dan good News seperti pada table dibawah ini :

Routine message (pesan-pesan rutin)		Good News (Berita/kabarbaik)
=Pembuka, pernyataan ide pokok. =Pertengahan/ isi penjelasan rinci. =Pen utup, mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.		=Pembuka,pernyataan goodnews. =Pertengahan/isi,penjelasan rinci. =Penutup,menginagtkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Pesan-pesan rutin yang terjadi dalam organisasi merupakan pesan yang diminati untuk dibaca karena berisi informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.

Pengorganisasian pesan-pesan rutin dengan pendekatan langsung mempunyai keunggulan dan kelemahan.

Keunggulan =Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan. =Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan. =Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesan.

Kelemahan =Orang cenderung menyampaikan suatu pesan menurut cara berfikirnya. =Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the point” hal ini terkait dgn pola pendidikan sebelumnnya.

Bahasan Berikut adalah pembahasan strategi permintaan pesan-pesan rutin dan strategi penulisan pesan-pesan positif.

1.Strategi permintaanpesan-pesan rutin

Yang dimaksud dalam bahasan ini permintaan dari sebuah organisasi/ perusahaan keorganisasi/ perusahaan lainnya seperti : permintaan spesifikasi produk, pricelist, dll.

Pengorganisasiannya :

a.Mulailahdenganidepokok, dgn mengemukakan secara tegas dan jelas, janganganbertele-tele.

b.Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini dapat dilakukan tanya jawab

c.Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar mudah dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi.

2.Strategi penulisan pesan-pesan positif

Dalam penulisan pesan-pesan positif good news dan good will gunakanlah pendekatan “LANGSUNG”(directapproach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang akan kita sampaikan. Tujuan yang dicapai adalah mengkomunikasikan informasi atau goodnews, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan yang lebih penting usahakan selalu sopan, ramah dan tidak emosional apapun bentuk permintaan yang diinginkan.

Pengorganisasian pesan-pesan positif sebagai berikut :

1.Ide pokok yang jelas

2.Penjelasan rinci.

3.Penutup (ramah dan penuh etika)

B.PESAN-PESAN GOODNEWS DAN GOOD WILL

1.Goodnews tentang pekerjaan, contoh goodnews dalam pekerjaan

Financial Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif THR Kredit bunga sangat ringan. Asuransi kesehatan

Non financial Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasi litas kendaraan dan perumahan. Proposal suatu proyek diterma. Dan lain-lain

2.Goodnews tentang produk, contoh goodnews tentang produk:

Pemberian diskon beli satu dapat 3 kupon diskon dll

3.Pesan-pesan Good Will

Yaitu suatu perasaan positif yang mendapat mendorong seseorang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis harus dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak seperti : Pelanggan Pemasok Pelaku bisnis lainnya Goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan “selamat pada karyawan atau pihak lain”

C.  MENULIS JAWABAN POSITIF

Kegiatan dalam perusahaan yang berkaitan dengan surat menyurat merupakan kegiatan rutin yang harus diselesaikan tepat waktu. Berbagai surat positif yang membutuhkan jawaban segera seperti :

1.Surat konfirmasi pesanan

            Pada umunya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Dalam surat  konfirmasi pesanan perusahaan harus meyakinkan bahwa barang yang dipesan akan memperoleh manfaat yang akan diperoleh

2.Menjawab permintaan informasi.

            Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengnan segera karena permasalahan birokratis. Meskipun cendrung lamban, informasi dari pelanggan atau pihak lauin harus direspon secara cepat dan tepat.

a. Menjawab dgn penjualan potensial

b.Menjawab permintaantan pada penjualan

D.MENANGANI PERMINTAAN KREDIT

            Pertumbuhan perekonomian nasional tak dapat dipisahkan dengan masalah kredit. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembagaa kepada nasabahnya untuk bermacam-macam kepentingan. Karena dalam suatu perusahaan, biasanya kredit dilakukan secara rutin dengan cara membuat sutar persetujuan kredit dan referensi kredit.

1. Persetujuan kredit.

            Surat persetujuan kredit merupakn surat yang berkaitan dengan persetujuan kredit kepada nasabahnya. Oleh karena itu,surat persetujuan kredit merupakn surat yang berkaitan dengan persetujuan kredit kepada nasabahnya, ,surat persetujuan kredit merupakan dokumen resmi yang harus benar-benar di cek.

2. Memberi referensi kredit

            Permohonan kredit ada yang tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Umumnya, pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi yang harus resmi dan disahkan dan sesuai fakta.

E.SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

            Surat rekomendasi bagi kalangan tertentu maupun kalangan bisnis bukanlah merupakan hal yang baru. Dalam surat rekomendasi mencakup hal-hal tentang diri seseorang yang diberikan oleh orang lain, seperti :

1.Kemampuan

2.Kedisiplinan

3.Kemandirian

4.Dan sikap positif lainnya

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif  yang berkaitan dengan seseorang yang memiliki beberapa karateristik surat rekomendasi, yaitu :

1.Nama lengkap pemohon

2.Manfaat yang diharapkan pemohon

3.Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

3.Fakta-fakta yang jelas dan relevan dengan posisi/ kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi bersifat rahasia dan dikirimkan langsung pada orang yang meminta surat rekomendasi tersebut, sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.